Tugas Seksi Dokumentasi – Dalam susunan kepanitian sebuah acara pasti ada yang namanya seksi dokumentasi. dimana tugasnya adalah mendokumentasi seluruh acara dari mulai hingga selesai.

Sebenarnya kata Dokumentasi ini sedikit ambigu apabila disandingkan dengan kata dokumen yang biasa dikerjakan oleh sekretaris karena hal-hal yang bersifat dokumen dan arsip adalah tugas sekretaris.

Tapi untuk seksi dokumentasi ini adalah mendokumentasikan aktifitas kedalam bentuk catatan, foto, audio atau video sebagai bukti acara benar-benar dilaksanakan.

Tapi apakah hanya itu ? jawabnya adalah tidak, tugas dari seksi dokumentasi sebenarnya sangat luas, bahkan jika perlu setiap aktifitas kepanitian didokumentasikan untuk membuat laporan kinerja.

Namun karena alasan ke efektifan dan efisiensi tugas, maka hanya bagian-bagian tertentu saja yang perlu didokumentasikan tentunya dapat mewakili seluruh acara. Nah jadi apa tugas seksi dokumentasi itu ?

Tugas Seorang Seksi Dokumentasi

tugas seksi dokumentasi
  1. Menentukan alat apa saja yang dibutuhkan dan berapa anggaran yang dibutuhkan. misalkan untuk sewa kamera atau handycam atau membeli memory card. termasuk juga CD/DVD dan kertas foto untuk dicetak.
  2. Merancang sekenario apa saja yang ingin didokumentasikan agar lebih mudah saat menyusun laporan dan membuat video jika diperlukan. pastika skenario sudah sesuai dengan rundown acara.
  3. Mengambil foto, audio dan/atau video sesuai sekenario yang sudah dibuat. sehingga hasil foto/rekaman bisa urut.
  4. Berkoordinasi terkait hal-hal dokumentasi dengan ketua atau pemimpin.
  5. Berkoodinasi dengan Seksi Acara tentang lokasi dan hal-hal terkait planning acara.
  6. Menyerahkan hasil dokumentasi kepada ketua atau pemimpin untuk digunakan sebagai Laporan Pertanggung Jawaban.

Nah jangan bingung lagi dan jangan cuma foto-foto atau rekam-rekam tidak jelas dalam mendokumentasikan suatu kegiatan atau acara, karena hasil dokumentasi itu akan dijadikan laporan kegiatan atau laporan pertanggung jawaban kepada pimpinan yang lebih tinggi.

Post Comment

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.