Peran dan Tugas Sekretaris – Dapat dipastikan hampir disetiap organisasi baik itu Pramuka, PMR, ataupun Pencinta Alam, pastilah memiliki posisi jabatan yang disebut “sekretaris”, begitu juga di SHUNT, dimana posisi sekretaris sangat penting, dalam struktur organisasi posisi sekretaris selalu berada tidak jauh (dibawah / disamping) dari  posisi pemimpin.

Kenapa demikian ?
Sesuai dengan AD/ART bahwa sekretaris adalah salah satu pembantu pemimpin. sehingga dengan posisi tidak jauh dari pemimpin sudah menandakan bahwa seorang sekretaris memiliki peran dan tugas yang sangat penting dan sangat berpengaruh terhadap berjalannya roda keorganisasian.

Pengertian Sekretaris 

Sebelum lebih dalam mengetahui tugas sekretaris ada baiknya kita mempelajari dulu apa pengertian sekretaris, sekretaris berasal dari bahasa latin “secretum” yang memiliki arti rahasia, rahasia di sini diartikan bahwa orang atau seseorang yang mengetahui, memiliki semua rahasia organisasi. Sehingga seorang sekretaris memiliki tugas membantu seluruh orang-orang yang ada di dalam organisasi sebagai perpanjangan tangan pemimpin.

Fungsi Sekretaris

Sesuai dengan pengertian dari sekretaris sendiri, sekretaris setidaknya memiliki dua macam fungsi. yakni Fungsi primer dan fungsi sekunder.

Fungsi Primer

Fungsi utama dari seorang sekretaris adalah fungsi secara administratif yang menunjang kegiatan organisasi seperti pengelolaan surat baik surat masuk maupun keluar, pengarsipan data-data, mengatur agenda kegiatan, agenda rapat dan hal-hal lain yang bersifat ke dalam organisasi.

Fungsi Sekunder

Fungsi kedua adalah fungsi sebagai kepanjangan tangan pemimpin atau ketua organisasi kepada anggota organisasi, dalam hal ini memantau aktivitas anggota, menjadi jembatan penghubung anggota dengan pemimpin dan jalur aspirasi anggota ke pemimpin atau pemimpin ke anggota.

secara lebih detail dapat kita jabarkan pada paragraf berikutnya.

Jadi, Apa sih Tugas Sekretaris ?

peran sekretaris, tugas sekretaris, fungsi sekretaris, tujuan sekretaris
peran, tugas dan tujuan sekretaris pt.pngtree-com

Pasti, banyak yang sepakat apabila sekretaris adalah pintu masuk dari sebuah organisasi sebelum bertemu ketua atau pemimpin organisasi, sebab apa-apa yang berkenaan dengan organisasi harus melewati sekretaris terlebih dahulu.

Jika kita daftar tugas sekretaris secara umum meliputi :

  • Membantu Tugas Ketua atau Pemimpin
  • Menerima Surat Masuk
  • Membuat Surat dengan Organisasi atau instansi lain
  • Membuat proposal kerjasama atau penawaran
  • Mengatur jadwal Rapat organisasi
  • Mewakili Ketua/Pemimpin saat tidak ada
  • dan sebagainya yang akan bahas bersama-sama.

Peran Sekretaris dan Tugas Pokoknya

Banyak yang beranggapan bahwa sekretaris adalah wakil dari pemimpin ada pula yang beranggapan bahwa sekretaris adalah asisten pemimpin, bahkan ada juga yang anggapan tugas sekretaris adalah mencatat hasil rapat, membuat dan menerima surat. Benar dan tidak salah hanya kurang lengkap saja, untuk lebih detail silahkan baca peran dan tugas sekretaris berikut:

Peran Sekretaris Organisasi

Ibarat sebuah film Sekretaris adalah salah satu tokoh yang mempunyai tanggung jawab besar terhadap pimpinan dan anggota di mana seorang sekretaris dituntut untuk selalu komunikatif dan menjadi penunjang dalam suatu organisasi.

  1. Peran Sekretaris terhadap Pimpinan
    • Sekretaris berperan sebagai penghubung antara pemimpin dengan orang/organisasi lain baik melalui surat, telepon atau media lain. Jadi semuanya sekretaris yang menerima.
    • Menjadi sumber informasi dan penunjang bagi pemimpin.
    • Sebagai perpanjangan tangan pemimpin kepada anggota.
    • Sebagai Wakil (alternatif) pemikiran Pemimpin saat keadaan tertentu.
  2. Peran Sekretaris Terhadap Anggota
    • Sebagai penghubung antara Anggota dengan Pemimpin.
    • Menjadi pengawas, motivasi, dan kebijakan atas kinerja anggota dalam organisasi sebagai bentuk perpanjangan tangan pemimpin.

Tugas Pokok Sekretaris Organisasi

Tugas sekretaris tidaklah jauh dari peranan yang diembankan hanya saja tugas sekretaris satu organisasi dengan tugas sekretaris organisasi lain belum tentu sama, semua dikembalikan kepada AD/ART masing-masing yang mengatur tentang tugas-tugas sekretaris. Namun secara umum terdapat  8 tugas sekretaris dalam organisasi :
  1. Menjalankan Perintah Pimpinan
    Sebagai bawahan pemimpin seorang sekretaris mempunyai kewajiban untuk menjalankan perintah pemimpin dalam rangka menjalankan organisasi. Seperti :

    • mencari informasi
    • mengumpulkan data
    • membuatkan naskah pidato, dll.
  2. Membantu Pekerjaan Pimpinan
    Sekretaris juga memiliki kewajiban membantu pekerjaan pemimpin seperti menggantikan pemimpin apabila pemimpin berhalangan hadir, memantau dan  memastikan program kerja organisasi berjalan sesuai dengan rencana.
  3. Penghubung Antara Pemimpin dan Anggota
    Seorang sekretaris berkewajiban menyampaikan kebijakan (yang perlu diketahui) kepada anggota baik melalui selebaran ataupun broadcast message. Ataupun sebaliknya, menyampaikan kritik, saran atau aspirasi dari anggota kepada pemimpin.
  4. Penghubung Pemimpin dengan Orang di luar OrganisasiSeorang sekretaris memiliki sebagai pintu gerbang ketika ada orang atau organisasi lain hendak menghubungi atau bertemu pemimpin.
  5. Melakukan korespondensi 
    Melakukan Korespondensi artinya seorang sekretaris bertugas mencatat dan menerima surat yang datang ke organisasi sebelum sampai atau didisposisikan kepada pemimpin/kebagian/divisi lain dalam organisasi untuk ditindaklanjuti, selain menerima surat, sekretaris juga harus bisa membuat surat ketika dibutuhkan.
  6. Pengarsipan
    Sekretaris bertugas mengarsipkan dokumen-dokumen penting seperti proposal, surat masuk, surat keluar dan dokumen lain yang dianggap bernilai.
  7. Mengatur Jadwal
    Seorang sekretaris bertugas menyusun jadwal pertemuan atau rapat pengurus secara periodik untuk membahas perkembangan program kerja pengurus. Sekretaris juga mengatur jadwal pertemuan pemimpin dengan organisasi lain.
  8. Kreatif
    Tugas kreatif sekretaris ini berhubungan dengan aspek penunjang yang diminta pemimpin atau tuntutan keadaan dan biasanya unik. Seperti :

    • Menyiapkan rencana kerja
    • Menyusun poin-poin yang akan dibahas dalam rapat
    • Hingga kebijakan-kebijakan yang bersifat darurat.

Apa Tujuan Sekretaris ?

Setelah uraian tentang tugas, posisi, dan peran sekretaris sudah tentu keberadaan sekretaris itu ada maksud dan tujuannya. berikut tujuan dari sekretaris ?

  • Bertanggung jawab dalam memastikan kelancaran kegiatan dalam organisasi sesuai dengan progam yang dicanangkan.
  • Sebagai Sumber informasi bagi pemimpin atau tempat untuk jajak pendapat.
  • Membantu tugas pemimpin
  • Sebagai Media Penghubung antara atasan (pemimpin) dan bawahan (anggota)
  • Sebagai media penghubung dengan organisasi lain.
  • Sebagai media perekam, pengingat dan penyimpan suatu kegiatan organisasi.
Peran dan Tugas diatas merupakan peran dan tugas sekretaris yang umum dalam organisasi. Namun sekali lagi, tidak menutup kemungkinan peran dan tugas sekretaris dalam organisasi tersebut akan bertambah atau berubah. Hal tersebut bisa terjadi dan disesuaikan dengan kebutuhan organisasi itu sendiri setelah melakukan evaluasi dan diputuskan dalam rapat atau musyawarah anggota.

Loading...