Memahami Apa Itu Invoice dan Bagaimana Cara Membuat Invoice yang Benar

Apa itu invoice? Bagaimana cara membuatnya? Seperti apa bentuk format invoice? adakah contoh invoice? Yap itu adalah rata-rata pernyataan yang muncul dari beberapa teman-teman yang baru saja memulai sebuah usaha atau mulai berwirausaha. Sederhananya Invoice merupakan sebuah faktur untuk melakukan penagihan pembayaran kepada pembeli.

Secara bahasa invoice artinya tagihan, dimana invoice ini muncul untuk digunakan sebagai alat/dokumen bukti barang apa saja yang sudah dibeli, berapa jumlahnya, adakah dp (down payment) yang sudah dibayar dan berapa nominal yang harus dibayarkan.

Mungkin kamu berfikir invoice ini sama dengan kwitansi ataupun nota, tapi invoice jelas berbeda dengan kwitansi atau nota pada umumnya, kwitansi atau nota umumnya diberikan ketika pembeli sudah melakukan pelunasan pembayaran. Sedangkan invoice ini diberikan kepada pembeli agar si pembeli segera membayar atau melunasi tagihan atas barang-barang yang tertera di invoice.

Karena bersifat tagihan, invoice memiliki tenggat waktu hingga jatuh tempo, sehingga tidak serta merta dibayar ketika invoice itu sampai kepada pembeli. Inilah yang menjadi perbedaan mencolok antara invoice dengan nota ataupun kwitansi.

Bagaimana Cara Kerja Invoice?

Biar lebih jelas mari kita bahas bagaimana cara kerja invoice, kapan dibuat dan kapan diberikan.

Kita mulai dari sebuah kisah dimana shunt adalah sebuah supplier sayur terbesar di kabupaten Magetan, dan kamu adalah sebuah pemilik rumah makan ternama di kotamu. Di dalam proses menjalankan bisnis atau wirausaha rumah makan yang kamu miliki, kamu membutuhkan supplier sayur untuk mencukupi kebutuhan dapur bisnismu.

Kemudian kamu membuat sebuah daftar belanja harian, mingguan ataupun bulanan yang berisi macam-macam sayur, jumlah tiap-tiap item sayur berikut harga yang kamu inginkan. Kemudian kamu berkeliling mencari supplier sayur dan kemudian kamu sodorkan daftar belanja tersebut kepada supplier.

Ketika supplier sudah deal dengan daftar belanja yang kamu buat, maka akan terjadi sebuah kontrak antara shunt sebagai supplier sayur dan kamu sebagai pemilik rumah makan. Daftar belanja ini biasa disebut Purchase Order yang akan kita bahas lain waktu.

Setelah itu shunt punya kewajiban mengirimkan sayur kepada kamu setiap waktu yang sudah ditentukan. Kemudian setiap kurun waktu tertentu (umumnya setiap minggu / setiap bulan) shunt akan mengirimkan sebuah Invoice (Penagihan) kepada kamu, invoice ini berisi tentang barang apa saja yang sudah dikirimkan dan berapa nominal yang harus kamu bayarkan.

Jadi Invoice ini muncul atau dibuat ketika kamu sudah menerima bahkan sudah memanfaatkan barangnya.

Perbedaan Invoice (Faktur), Nota dan Kwitansi

Agar lebih jelas lagi tentang Invoice, Faktur, Nota dan Kwitansi berikut kita bahas:

1. Invoice atau Faktur

Jika ada yang bertanya apa perbedaan Invoice dan Faktur, maka jawabnya adalah bahasa atau isitilahnya. Karena Invoice itu ya faktur. Invoice bahasa inggris, faktur adalah bahasa indonesia/bahasa akuntansinya.

2. Nota

Nota adalah tanda terima/bukti transaksi penjualan dan pembelian yang dilakukan secara langsung/tunai. Nota dibuat rangkap 2, satu untuk pembeli, dan yang satu untuk penjual. Letak perbedaanya adalah Invoice bisa dibayarkan secara tempo dan nota tidak.

3. Kwitansi

Kwitansi adalah tanda terima/bukti tranksaksi pembayaran (uang) yang dibubuhkan tanda tangan penerima dan diberikan kepada pemberi uang.

Fungsi dan Manfaat Invoice

Berdasarkan kisah di atas, invoice memiliki fungsi dan manfaat bagi usaha yang kamu jalankan, diantaranya:

  1. Mempermudah pembukuan atau pembuatan laporan keuangan perusahaan, karena sudah tertulis dengan jelas daftar barang apa saja yang beli.
  2. Kamu dapat mengontrol barang-barang apa saja yang sudah kamu beli secara rinci, berapa jumlahnya, harga satuannya berapa dan berapa totalnya. Sehingga ketika ada yang tidak sesuai kamu bisa komplain dengan pihak pemberi invoice.
  3. Karena bersifat menagih, tentu invoice memiliki jangka waktu dan invoice selalu diberikan jauh sebelum jatuh tempo, sehingga kamu atau pembeli memiliki waktu yang cukup untuk melunasinya.
  4. Invoice juga bisa memantau perkembangan bisnis yang kamu bangun, misalnya dari jumlah yang dibeli apakah naik atau turun, harga barangnya dan lain-lain.
  5. Invoice dan Purchase Order ini bisa jadi dasar acuan ketika kamu ingin menjual kembali barang yang sudah kamu beli. Atau kamu ingin mengkomplain ketika ada ketidak sesuaian data barang yang dibeli dan barang yang dikirim.

Jenis-jenis Invoice

Berdasarkan kebutuhannya ada 3 (tiga) jenis invoice yang umum digunakan oleh perusahaan. Diantaranya:

1. Invoice Biasa

Invoice biasa merupakan jenis invoice yang diberikan ketika semua barang yang dibeli sudah dikirim semua dan sudah kita terima.

2. Invoice Proforma

Invoice proforma adalah invoice sementara sebagai pengganti invoice biasa, yang diberikan mana kala penjual mengirimkan barang secara bertahap. Misalkan kamu sudah membuat daftar belanja selama satu bulan, dan supplier mengirimkan pesanannmu secara bertahap setiap hari atau seminggu sekali. Maka setiap minggu penjual akan mengirimkan invoice proforma kepada pembeli. Dan ketika semua barang sudah dikirim, penjual akan mengganti invoice proforma yang sudah diberikan kepada pembeli dengan invoice biasa.

3. Invoice Konsuler

Invoice konsuler merupakan jenis invoice yang digunakan untuk transaksi luar negeri seperti perdagangn ekspor impor, invoice ini tidak boleh dibuat secara sembarangan karena harus melalui perizinan dari negara yang menerima barang dan dari kedutaan asal pengiriman barang.

Cara Membuat Invoice Yang Baik dan Benar

Sampai disini kita sudah mendapat gambaran secara penuh tentang apa itu invoice dan bagaimana cara kerjanya. Sekarang kita akan membuat sebuah invoice yang sederhana agar kita lebih paham tentang invoice.

Format Invoice Yang Baik

Untuk membuat invoice yang baik, tentu kita perlu tau format invoice yang baik agar kita tau apa saja yang ada didalam sebuah invoice.

  1. Tulis kata “INVOICE” di invoice yang kita buat
  2. Nomor INVOICE, harus unik disetiap invoice karena digunakan untuk pengarsipan penjualan.
  3. Nama dan kontak perusahaan yang membuat invoice
  4. Nama dan kontan perusahaan yang diberikan invoice
  5. Tanggal pengiriman barang
  6. Tanggal pembuatan invoice
  7. Tanggal jatuh tempo
  8. Deskirpsi barang yang dibeli lengkap dengan harga satuan, jumlah dan total harga barang
  9. Pajak (jika ada)
  10. Total yang harus dibayarkan
  11. Detail Metode pembayaran
  12. Kontak Informasi tentang Invoice

Jika diaplikasikan akan tampak seperti berikut

contoh invoice simple sederhana
contoh invoice simple dan sederhana

Tips Membuat Invoice

Beberapa contoh invoice biasanya mempunyai desain yang unik dan tata letak yang berbeda serta menggunakan bahasa inggris atau bahasa-bahasa singkatan.

Berkut tips membuat invoice yang baik:

  1. Selalu tuliskan kata INVOICE diatas, agar pembeli tau bahwa itu adalah invoice.
  2. Berikan logo perusahanmu atau nama perusahaanmu dengan jelas.
  3. Gunakan bahasa dan desain yang bisa dipahami semua orang, hindari singkatan-singkatan atau bahasa-bahasa yang tidak umum dimasyaratkat.
  4. Pastikan tujuan invoice telah benar.
  5. Pastikan kamu memberikan due date atau jatuh tempo paling lambat pembayaran
  6. Pastikan due date yang kamu buat itu masuk akal, jangan buat due date terlalu mepet misalkan 2 hari atau 4 hari. Kecuali ada kesepakatan.
  7. Berikan alternatif pembayaran yang fleksible, ingat bahwa tidak semua orang memiliki banyak akun/rekening bank. Solusinya adalah kita yang harus banyak akun/rekening bank agar memudahkan pembeli untuk membayar.

Tips Agar Invoice Cepat dibayar oleh Pembeli

Tidak semua pembeli akan langsung membayar invoice yang kita kirimkan, oleh karena itu ada beberapa tips yang bisa kita lakukan agar pembeli segera melakukan pembayaran atau pelunasan.

1. Mintalah DP (Down Payment) Diawal

Sebelum menandatangi kontrak pada tahap Purchse Order, atau setiap bulan usahakan untuk selalu minta DP atau uang muka sebagai tanda jadi agar kedepan kerja sama tetap lancar.

2. Kirim Invoice tepat waktu

Jangan pernah menunda pekerjaan apapun, termasuk mengirim invoice, karena jika terlambat ini akan menyulitkan pembeli karena merasa waktunya telah dibuang/dikorupsi dan akan berujung pada keterlambatan pembayaran.

3. Berikan batas waktu lebih awal dari yang seharunya.

Jika normalnya batas akhir invoice adalah 30 hari setelah invoice dikirim, coba buatlah lebih cepat, misalkan 20 hari setelah invoice dikirim. Selain membuat pembeli ingin cepat melunasi, kitapun aman karena masih ada tenggat waktu untuk membuat laporan keuangan perusahaan.

4. Berikan alternative pembayaran yang mudah

Tambahkan opsi pembayaran alternatif seperti via Ovo, Gopay atau LinkAja yang bisa memudahkan pembeli untuk membayar tanpa takut kena potongan atau hal lain.

5. Berikan Reward dan Punishment

Apa itu reward dan punishment? Simplenya bagi pembeli yang membayar lebih awal kamu berikan reward atau penghargaan entah berupa hadiah benda (payung atau piring cantik misalnya) atau potongan harga. Meskipun hanya 5% potongan itu akan menjadi pertimbangan pembeli untuk membayar lebih cepat.

Punishment atau hukuman, bagi pembeli yang telat membayar berikan hukuman misalkan pengiriman barang berikutnya akan dikurangi, prioritas diturunkan ataupun yang lain yang membuat pembeli mau tidak mau membayar tepat pada waktunya.

6. Selalu kirimkan pengingat dalam kurun waktu tertentu

Perlu diketahui bahwa pembeli memiliki urusan-urusan mereka sendiri sehingga terkadang mereka lupa jika mereka memiliki kewajiban yang harus ditunaikan. Jadi siapkan jadwal untuk mengingatkan mereka untuk segera membayar tagihan yang mereka miliki.

Untuk mengingatkan kamu bisa datang ketempat pembeli, mengirim pesan via email, whatsapp, sms ataupun menelpon pembeli secara langsung.

Cara Menagih Pembayaran Dengan Sopan

Jika kamu bingung cara menagih pembayaran invoice, kamu bisa mengikuti tip cara menagih pembayaran dengan sopan berikut ini.

1.  Gunakan bahasa yang baik dan profesional

Biasakan untuk menyapa pembeli, menyapa adalah salah satu bentuk kesopanan dalam etika berbisnis. Gunakan telepon kantor, email kantor ataupun berpakaian yang rapi ketika kamu bertemu langsung dengan pembeli.

2. Tanyakan apakah invoice sudah sampai atau belum

Sebelum memulai menagih, tanyakan terlebih dahulu apakah invoice yang kamu kirimkan sudah diterima oleh pembeli atau belum, jika belum langsung saja informasikan detail tagihannya. Lalu sampaikan invoice akan dikirim ulang kepada pembeli.

3. Bersikap tegas namun tetap ramah

Meski posisi kamu benar, bukan berarti kamu bebas melakukan apa saja. Tetep kedepankan ramah-tamah, jika perlu menggunakan tutur kata dan tingkah laku yang baik. Namun kamu harus tetap dengan pendirianmu bahwa invoice harus tetap dibayar.

Jika pembeli meminta kelonggaran dan kamu bukan pemegang keputusan, sampaikan saja bahwa permasalahannya akan kamu sampaikan pada pimpinan, namun tanggal jatuh tempo belum bisa berubah hingga pimpinan memberikan keputusan terkait permintaan kelonggaran tersebut.

4. Berikan informasi yang lengkap

Berikan informasi yang lengkap terkait tagihan-tagihan yang dimiliki oleh pembeli dan kapan due date atau jatuh tempo pembayarannya. Sampaikan juga bahwa pembayaran bisa dikirimkan melalui beberapa opsi.

5. Sampaikan keuntungan-keuntungan ketika membayar tepat waktu

Berikan juga informasi terkait keuntungan-keuntungan jika pembeli membayar tepat waktu atau bahkan lebih cepat dari due date. Sebab hal tersebut sangat menarik bagi pembeli untuk segera melunasi tagihannya.

About Wicaksono

Penulis Rubrik Teknologi, Upgrade Diri dan Bisnis

View all posts by Wicaksono

Leave a Comment