Contoh Susunan Panitia Acara – Sebagai pemuda yang aktif dalam berorganisasi tentu tidaklah asing dengan kegiatan atau acara-acara. di SHUNT Magetan misalnya rasanya hampir setiap bulan selalu ada saja acara-acara yang diadakan oleh organisasi.

Capek ? Sibuk ? tentu, dalam aktivitas organisasi kita tidak akan jauh-jauh dari kata capek dan sibuk, meski demikian bukanlah jadi masalah. karena disitulah asiknya berorganisasi.

berbicara soal acara disini kita akan membahas tentang Tips membuat suatu acara dan nanti dibawah ada contoh susunan panitia acara yang mungkin bermanfaat bagi kalian.

Tips Membuat Acara

1. Maksud dan tujuan dari Acara

Dalam membuat suatu kegiatan pastikan kita tau apasih maksud dan tujuan dari acara ini. dan pastikan kita bisa menjawab pertanya “kenapa acara ini harus ada ?”

2. Menentukan Tema Acara dan Memahami Tema Acara

Setelah nomor 1 Clear. selanjutnya kita harus menentukan tema acara, kepemudaan kah, kebersihan kah, lingkukang kah atau pemuda yang peduli kebersihan lingkungan. sehingga ketika kita membuat suatu konsep acara tidak meraba-raba mau dibuat seperti apa.

3. Membuat Konsep dan Planning

Berdasarkan tema yang sudah kita buat kita akan lanjut membuat sebuah konsep acara dan planning (perencanaan) mau dibuat seperti apa acara tersebut.

Dibagian konsep ini kita berusahan menggambarkan seperti apa acara tersebut akan terlaksana, seperti dimana lokasinya, kapan, siapa saja pesertanya, siapa yang undang, siapa panitianya, siapa seponsornya dll. Tapi hanya sebatas konsep.

Kemudian disaat yang bersamaan kita juga harus membuat planning dimana konsep yang kita buat menjadi realistis dan logis. maksudnya sesuai dengan kondisi organisasi.

Misalkan saja dalam acara yang kita buat cukup menggunakan aula gedung kapasitas 100-200 orang tentu akan sangat realistis dan logis jika kita gedung sekolahan, atau aula hotel dengan kapasistas sesuai kebutuhan dari pada kita sewa stadion (lapangan sepak bola).

4. Pembagian Tugas dan Membuat Timeline

Setelah konsep selesai dibuat selanjutnya adalah membagi tugas atau pembentukan panitia yang kemudian kita buatkan timeline jadwal akhir tugas diselesaikan (deadline) pada setiap panitia.

Pastikan juga tugas dapat selesai tepat waktu agar jadwal tidak molor.

5. Adakan Rapat Koordinasi Rutin

Mengadakan rapat koordniasi secara rutin dan terjadwal misalnya : seminggu sekali dihari rabu jam 10 pagi.

Rapat ini berguna untuk mengecek timeline, laporan perkembangan, evaluasi dan problem solving ketika terjadi suatu kendala.

6. Pastikan Pengeluaran Tidak Melebihi Anggaran.

Stop membeli barang yang tidak perlu, atau hanya sekali pakai tanpa alasan yang jelas dan mendesak. misalkan saja kita perlu mencetak 20-30 proposal yang akan menghabiskan dana maksimal 500ribu. Tentu kita tidak perlu membeli printer senilai 600ribu. atau bahkan membeli komputer.

Contoh Susunan Panitia Acara

struktur organisasi sederhana, contoh struktur organisasi, definisi organisasi
Hirarki Manusia, Struktur Organisai Sederhana https://pixabay.com

Di dalam sebuah kepanitian juga memiliki susunan panitia yang akan bertugas sesuai jabatan.

1. Ketua Panitia

Ketua Panitia Adalah orang yang secara penuh bertanggung jawab atas Acara yang sedang dilaksanakan.

2. Sekretaris

Sekretaris bertugas terkait pada hal-hal seperti membuat proposal, surat undangan, surat ijin, surat ijin pinjam alat, surat ijin pinjam tempat dll.

3. Bendahara

Tugas bendahara mengelola, mencatat dan mengarsipkan setiap dana yang keluar maupun yang masuk untuk kepentingan Acara.

4. Seksi-seksi

4.1. Seksi Perlengkapan

Mencari, merawat dan bertanggung jawab pada segala perlengkapan untuk Acara.

4.2. Seksi Acara

Merancang, mengatur bagaimana Acara tersebut akan berjalan.

4.3. Seksi Humas dan Promosi

Menyebar, menginformasikan informasi akan adanya Acara kepada calon peserta/publik melalui berbagai media.

4.4. Seksi Konsumsi

Mengelola dan mengatur konsumsi pada acara.

4.5. Seksi Kesehatan

Bertanggung jawab pada ketersediaan keperluan kesehatan seperti obat-obatan, perlatan dan lain-lain untuk pertolongan pertama. Bekerjasama dengan puskesmas atau rumah sakit untuk tidak lanjut.

4.6. Seksi Dokumentasi

Mendokumentasikan segala moment dalam acara.

4.7 Seksi Sponsorship

Menyebarkan proposal sponsorship dan mengelola calon-calon pemberi sponsor.

Sususan kepanitian diatas tidak sepenuhnya mutlak dapat kalian kurangi atau tambahi sesuai kebutuhan acara atau kegiatan yang sedang kalian laksanakan.

Demikian tips membuat dan contoh susunan panitia acara, semoga bermanfaat.

Loading...