Surat Undangan Rapat: Contoh dan Cara Membuatnya

Surat Undangan Rapat - Surat adalah salah satu alat komunikasi yang hingga saat ini masih dianggap penting, meskipun sekarang banyak aplikasi seperti Email, BBM, WhatsApp, Line dll, namun tidak dapat menggantikan ke absahan dan trust  dari surat kertas. Dalam berorganisasi mengerti dan memahami berbagai bentuk surat resmi adalah hal yang penting bagi seluruh anggota karena berkaitan dengan birokrasi suatu organisasi, apalagi anggota yang menjabat sebagai sekretaris, tugas sekretaris selain tau dia juga harus mampu membuat berbagai surat-surat resmi untuk kepentingan organisasi.

Apa itu Surat Undangan Rapat?

Definisi atau pengertian surat undangan rapat ialah dokumen yang berisi tentang ajakan atau undangan yang bersifat secara resmi baik untuk suatu instansi atau perorangan dengan maksud agar mereka datang dan menghadir suatu rapat sesuai dengan tempat dan waktu yang sudah ditentukan.

Didalam surat undangan rapat tersebut terdapat informasi-informasi terkait, waktu, tempat atau lokasi rapat, perihal atau tema rapat dan dresscode atau pakaian yang harus dikenakan ketika rapat. lebih dari itu ada informasi tentang tingkat kepentingan surat tersebut.

Hal tersebut dimaksudkan agar undangan rapat dapat mempersiapkan diri secara matang sehingga rapat dapat berjalan dengan lancar.

Rapat merupakan kegiatan yang biasa dilakukan oleh komunitas, group, organisasi ataupun perusahaan untuk mencari sebuah solusi secara musyawarah. Umumnya didalam sebuah rapat, pihak-pihak yang diundang akan membahas hal-hal yang mengenai bagaimana cara mengatasi suatu permasalahan.

Jenis-Jenis Surat

Sejauh ini terdapat dua macam surat yang beredar dalam lingkungan organisasi jika dilihat dari tujuan dan fungsinya, yakni surat resmi dan surat tidak resmi.

Surat Resmi

Surat Resmi adalah surat yang dikeluarkan oleh suatu instansi/organisasi/perusahaan yang didalamnya terdapat beberapa elemen surat seperti KOP Surat, Nomor, tanda tangan pemimpin dan stempel instansi/organisasi/perusahaan.

Surat Tidak Resmi

surat tidak resmi adalah surat yang dikeluarkan oleh pribadi tanpa perlu elemen seperti kop surat. contohnya surat cinta, surat kepada orang tua, surat ulang tahun kepada sahabat.

Cara Membuat Surat Undangan Resmi

Dalam membuat surat resmi tidak boleh asal tulis, seperti membuat surat cinta perlu ada hal-hal yang perlu diperhatikan seperti format surat dan tata bahasa. dalam tata bahasa surat resmi menggunakan tata bahasa formal, baku dan sesuai Ejaan Yang Disempurnakan (EYD).

Format Surat Undangan Rapat

Sedangkan format surat resminya terdiri dari :

1. Kop Surat
2. Tanggal Pembuatan surat
3. Nomer Surat
4. Hal/Perihal (undangan)
5. Lampiran
6. Alamat tujuan
7. Salam pembuka
8. Isi Surat
9. Salam penutup
10. Pengirim
11. Tembusan
12. Inisial

Surat Harus dibubuhi stample basah organisasi/instansi/pemerintah.

Contoh Surat Undangan Rapat Resmi

Berikut adalah surat undangan yang dikeluarkan secara resmi oleh Komunitas Panjat Tebing Magetan SHUNT untuk menghadiri acara Halal Bihalal dan Bakti Sosial di Desa Truneng Magetan Jawa Timur, Surat Undangan Ini dikeluarkan oleh Panitia Kegiatan dengan persetujuan Ketua Harian.

Contoh di atas terdiri atas

Kop Surat
Tanggal surat	Magetan, 3 Juli 2015
Nomor Surat	123/OR/VII/2015
Lampiran	tidak ada lampiran
Hal	Undangan
Tujuan Surat	Kepada Seluruh Anggota Komunitas Panjat Tebing Magetan SHUNT
Salam Pembuka	Salam Lestari,
Isi	Sehubungan akan diadakan Halal Bihalal dan Bakti Sosial Di Desa Truneng Magetan Jawa Timur, Maka Kami Selaku Panitia Kegiatan mengharap kehadiran saudara besok pada : Hari : Selasa Tanggal : 21 Juli 2015 Acara : Halal Bihalal Tempat : Balai Desa Truneng Magetan Jawa Timur.
Penutup	Demikian atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan banyak terimakasih.
Pengirim	Pengirim surat ini adalah ketua panitia Halal bihalal yang telah diijinkan oleh ketua harian.

Contoh Surat Undangan Rapat Organisasi

Berikut adalah contoh surat undangan rapat yang dikirim oleh Ketua Harian secara langsung dengan tujuan untuk mengumpulkan seluruh pengurus organisasi untuk melakukan rapat rutin bulanan.

KOMUNITAS PANJAT TEBING MAGETAN
“SHUNT”
Sekretariat : Jl. Raya Taman Asri No. 326 RT. 09 RW. II Milangasri Panekan.
Telp : 0857-9160-2811
========================================================

Magetan, 3 Juli 2015

Nomor : 123/OR/VII/2015
Lampiran : -
Perihal : UNDANGAN

Kepada Yth,
Seluruh Pengurus Komunitas Panjat Tebing Magetan
SHUNT
Di Tempat

Salam Lestari,
Sehubungan dengan akan diadakannya rapat rutin bulanan sebagaimana tercantup pada program kerja pengurus Komunitas Panjat Tebing Magetan “SHUNT” Periode 2015/2016 tentang Evaluasi dan Pengembangan Kinerja Pengurus, Maka dengan ini mengundang seluruh jajaran pengurus Komunitas Panjat Tebing Magetan besok pada :
Hari : Selasa
Tanggal : 21 Juli 2015
Pukul : 08.00 WIB
Acara : Rapat Rutin Bulanan Pengurus Komunitas Panjat Tebing Magetan
Tempat : Sekretariat Komunitas Panjat Tebing Magetan
Demikian atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan banyak terimakasih.

Mengetahui
Ketua Harian SHUNT

ADITIYA GIRI.P
SHUNT.083.TJ

Contoh Surat Undangan Rapat OSIS

sebagai tambahan berikut beberapa contoh surat undangan rapat resmi dan tidak resmi yang sering beredar disekeliling kita, seperti surat undangan rapat osis, contoh surat undangan rapat di karang taruna dan surat undangan rapat rt yang ditujukan kepada warganya.

ORGANISASI SISWA SEKOLAH (OSIS)

SMAN 1 MASA KINI

Jl. Raya Masa Lalu, Masa Depan. 43226

Tlp. (0351)4554422

Kepada Yth,

Pengurus OSIS SMAN 1 Masa Kini

  Di Tempat

Sehubungan dengan akan adanya agenda tahunan  serta aka nada beberapa pembahasan terhadapa kegiatan-kegiatan yang akan diadakan, ,maka dengan ini mengundang seluruh Pengurus Organisasi Siswa Sekolah (OSIS) SMAN 1 Masa Kini besok pada:

Hari : Rabu

Tanggal : 22 maret 2016

Acara : Rapat dan koordinasi agenda bulan April 2016

Tempat : Ruang OSIS

Demikian atas perhatian dan kerjasamanya, kami mengucapkan terimakasih.

Contoh Surat Undangan Rapat Sekolah

PEMERINTAH KABUPATEN MAGETAN

DINAS PENDIDIKAN

SMAN 1 PARANG

Jl. Raya No.27, Tamanarum, Parang, Magetan, Jawa Timur 63371

Yth. Bpak/Ibu Guru dan Staf Pegawai

SMAN 1 Parang

di

  tempat

Assalamu’ alaikum Wr. Wb.

Sehubungan dengan banyaknya hal yang harus dibahas, dengan ini kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri rapat dinas untuk membahas tentang:

• Persiapan UKK Tahun Pelajaran 2016-2017.
• Persiapan menjelang penerimaan siswa baru.

Adapun acara tersebut dilaksanakan pada

Hari/tanggal : Sabtu, 25 Agustus 2017

Pukul : 13.00 s.d. 15.00

Tempat : Ruang pertemuan SMAN 1 Parang

Demikian surat ini kami sampaikan, semoga Bapak/Ibu dapat memakluminya. Atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Wassalamu’ alaikum Wr.Wb.

Contoh Surat Undangan Karang Taruna

KARANG TARUNA NUSA MUDA RT.02 RW 03

DESA PANJEREJO, KECAMATAN REJOTANGAN

Alamat sekarang: Jalan Raya Rejotangan - Trenggalek. 43226. Tlp. (0361)4554422

Kepada Yth,

Anggota Karang Taruna Nusa Muda Panjerejo

  Di Tempat

Sehubungan dengan akan adanya agenda tahunan  serta aka nada beberapa pembahasan terhadapa kegiatan-kegiatan untuk menyambut Hari Kemerdekaan RI, maka dengan ini mengundang seluruh Anggota Karang Taruna Panjerejo besok pada:

Hari : Rabu

Tanggal : 12 Juni 2014

Acara : Rapat dan koordinasi agenda bulan Agustus

Tempat : Rumah Kamituwo Siwo

Demikian atas perhatian dan kerjasamanya, kami mengucapkan terimakasih.

Ketua

Karang Taruna

NUSA MUDA

…………………

Contoh Surat Undangan Rapat RT

Demikian Contoh Surat Undangan Resmi yang dikeluarkan oleh organisasi/instansi/perusahaan, sekali lagi dalam membuat surat resmi terdapat aturan yang perlu dipatuhi, selain formatur suratnya adalah tata bahasa yang sangat penting, sebab penggunaan bahasa dapat mencerminkan identitas pengirimnya. sekian dan semoga bermanfaat