Sebagai lanjutan dari artikel sebelumnya, kali ini kita akan membahas cara mengirim lamaran kerja lewat email yang baik dan benar. Meskipun ada beberapa cara mengirimkan lamaran kerja sebagaimana yang telah kita bahas pada panduan mencari pekerjaan yang lalu, Mengirim lamaran kerja via email ini sudah terbilang sangat umum, bahkan sudah banyak perusahaan meminta kita untuk mengirimkan lamaran kerja kita email mereka.
Tentu ada banyak alasan kenapa perusahaan menginginkan hal tersebut, selain paperless mengirim lamaran kerja via email jauh lebih cepat, dan pengelompokan file lamaran kerja yang mudah dibandingkan cara yang lain.
Tapi yang harus tau, meski sama-sama lamarkan kerja ada beberapa perbedaan, terutama pada format dan tipe dokumen yang kita kirimkan. Mudahnya, jika dengan cara biasa kita akan diminta mengirimkan dokumen-dokumen fisik (dicetak) ke alamat perusahaan, di cara mengirim lamaran kerja via email ini tidak seperti itu. Kita diharuskan mengirim dokumen-dokuemn lamaran kerja dalam bentuk sotf file (file digital), sebab tidak mungkin kita mengirim dokumen fisik melalui email.
Diartikel ini kita akan membahas secara tuntas cara mengirim lamaran kerja lewat email, sehingga kamu yang pemula atau fresh graduate bisa apply atau melamar kerja via email yang baik dan benar tanpa perlu khawatir sedikitpun.
Ada beberapa poin yang akan kita bahas disini, mulai dari etika dan tips melamar kerja via email, mengubah dokumen fiksi jadi soft file hingga langka-langkah mengirim lamaran kerja lewat email baik di komputer dan HP.
Etika dan Tips Melamar Kerja Via Email yang Harus Kamu ketahui
Seperti yang telah kita bahas diatas, mengirim lamaran kerja melalui email itu berbeda dengan mengirim lamaran kerja dengan cara yang lain, meskipun sama-sama mengirim lamaran kerja. Berikut adalah etika dan tip melamar kerja via email yang harus kamu ketahui.
1. Menggunakan Alamat Email yang Profesional
Alamat email yang profesional disini adalah alamat email yang kamu buat untuk mewakili dirimu, sehingga alamat email harus menerangkan dirimu dengan baik dan jangan menamai alamat emailmu secara sembarangan.
Contoh alamat email yang profesional:
- rudi.irawan@gmail.com
- irawan.rudi@gmail.com
- rudi_irawan007@gmail.com
- rudi.designer@gmail.com
Dan seterusnya. Disana harus ada namamu dan tidak ada unsur-unsur alay yang justru akan membuat alamat emailmu terkesan tidak profesional.
Contoh alamat email yang TIDAK Profesional:
- rudisayangmama@gmail.com
- rudi.imoet@gmail.com
- rudiganteng@gmail.com
atau model alamat email lucu yang lain.
2. Siapkan Berkas-berkas Lamaran Kerja Dalam Format Digital
Sudah jelas kita tidak bisa mengirimkan berkas atau dokumen fisik melalui email, sehingga kita harus mengubah dokumen lamaran kerja seperti CV, Ijazah, KTP, SKCK, Sertifikat dan persyaratan lainnya kedalam format digital umumnya PDF.
Bagi kamu yang belum tau cara mengubahnya tidak usah khawatir, dibawah akan kita bahas juga. Jadi bacalah artikel ini sampai selesai.
3. Namai Berkas-Berkas Lamaran Pekerjaan Dengan Benar
Masih tentang berkas dan dokumen, memberikan nama pada file-file lamaran kerja memang terdengar sepele tapi ini sangat berefek pada peng-organize-san/ pengarsipan dokumen lamaran kerja ketika kamu ingin melamar kerja.
Jika kamu asal-asal dalam memberikan nama pada file-file lamaran kerja besar kemungkinan besar kamu akan kesusahan untuk menemukan file-filemu.
Jadi bagaimana memberi nama file lamaran kerja yang benar? Mudah ikuti contoh berikut:
- CV Admin Social Media - PT A – Rudi Irawan
- Ijazah – Rudi Irawan
- SKCK – Rudi Irawan
- Sertifikat Pelatihan XXX – Rudi Irawan
- Dan seterusnya.
4. Gabungkan Semua Berkas dalam 1 File PDF dan Hindari Zip atau RAR
Biasanya perusahan akan meminta kita mengirimkan lamaran kerja dalam format PDF yang berisi semua berkas lamaran kerja mulai dari CV lamaran kerja hingga sertifikat-sertifikat pendukung, sehingga kita tidak perlu mengupload satu per satu dokumen lamaran kerja tersebut.
Selain memudahkan kita ini juga akan memudahkan HRD untuk membaca lamaran kerja kita.
HINDARI penggunaan ZIP ataupun RAR, meskipun bisa mengumpulan semua dokumen dalam satu file zip/rar, namun akan mempersulit kerja HRD sehingga sangat tidak disarankan. KECUALI pihak perusahaan sendiri yang meminta kita.
Bagi kamu yang belum bisa menggabungkan semua dokumen lamaran kerja dalam 1 file PDF, dibawah ada cara untuk menggabungkannya. Jadi tidak perlu khawatir.
5. Usahakan ukuran file PDF maksimal 2 MB
Sudah lazim jika sebuah perusahaan menginginkan kita untuk mengirim file PDF dengan ukuran maksimal 1 MB. Bukan tanpa alasan, ukuran 2MB terbilang cukup besar, katakanlah email kamu menggunakan Gmail, di Gmail ada sebuah aturan dimana jika file yang diupload lebih dari 2MB maka secara otomatis akan dialihkan ke Google Drive, dan itu juga menyulitkan HRD untuk mengunduh dokumen lamaran kerja.
Dibawah akan kita bahas juga tentang cara mengompres File PDF aga ukurannya lebih kecil sehingga kamu tidak khawatir dengan batasan tersebut.
6. Isi Subject Email Dengan Posisi yang Dilamar
Setiap kita ingin mengirim sebuah email, ada 3 kolom yang wajib kita isi yaitu kolom To (alamat email tujuan), subject dan body email. Gunakanlah Subject/Subyek/Hal/Perihal (bergantung bahasa yang digunakan) untuk mengisi posisi yang kamu lamar.
Contoh:
- Rudi Irawan_Lowongan_Admin Social Media
- Rudi Irawan_Lowongan April_Admin Social Media
- Rudi Irawan_Lowongan Admin Social Media
Selain contoh diatas, biasanya suatu perusahaan punya Format khusus (berikut contohnya) untuk mengisi kolom subject tersebut. Jadi kita tinggal ikuti saja format tersebut.
Misal NAMA_BULAN_KODE POSISI, kode posisi biasanya sudah disediakan, misalkan lagi ASM untuk Admin Social Media.
Di pada kolom subject kita tuliskan
RUDI IRAWAN_APRIL_ASM
7. Isi Body Email Dengan Ringkasan Surat Lamaran Kerja (Cover Letter)
Kolom yang harus disini selain To dan Subject adalah Body Email. Body Email ini bisa kita isi dengan ringkasan surat lamaran kerja atau Cover Letter yang isinya kurang lebih sama dengan surat lamaran kerja.
Contoh:
Kepada Bapak/Ibu HRD PT SHUNT Media Kreatif di Tempat Dengan hormat, Berdasarkan informasi yang saya dapatkan dari situs lowongan kerja A, PT SHUNT Media Kreatif sedang membuka lowongan pekerjaan sebagai Admin Social Media. Dengan ini saya yang bertanda tangan di bawah ini: Nama : Rudi Irawan Jenis Kelamin : Laki-laki Alamat : Jl. Senopati 007 Pendidikan Terakhir : S1 Ilmu Komunikasi Telepon : 08XX XXXX XXX Bermaksud untuk melamar pada posisi tersebut. Berikut saya lampirkan berkas yang dipersyaratkan perusahaan sebagai bahan pertimbangan. Adapun berkas-berkas yang terlampir diantaranya: 1….. 2….. 3…. Besar harapan saya untuk dapat bekerja di perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin. Atas perhatiannya, saya ucapkan terima kasih. Hormat saya, Rudi Irawan, S.Ikom
8. Check & Re-Check
Setelah semua sudah siap dikirim lakukan pengecekan ulang mulai dari alamat tujuan, subject, body email hingga berkas-berkas yang kamu upload.
Pastikan tidak ada kekeliruan dalam penulisan seperti typo, ataupun salah upload berkas.
9. Kirim Lamaran Kerja Saat Jam Kerja
Yang menjadi salah satu poin penting dalam mengirim lamaran kerja lewat email adalah soal waktu pengirim email. Pastikan kamu mengirim email lamaran pekerjaanmu diwaktu yang tepat, yaitu saat Hari dan Jam Kerja.
Besar kemungkinan jika diluar jam kerja, email lamaran kerjamu tidak akan langsung dibaca dan biasanya akan tenggelam dengan email-email yang lain yang masuk. Sehingga lamaran kerjamu tidak terbaca oleh HRD.
Hari dan Jam kerja yang umum ada diperusahaan adalah hari senin-sabtu, jam 08.00 hingga jam 17.00. jadi kirimkan lamaran kerjamu dihari-hari itu dan SEBELUM jam 15.00.
Mengubah Dokumen Fisik Ke Dokumen Digital
Bagi kamu yang belum bisa mengubah dokumen atau berkas lamaran kerja jadi dokumen digital, disini akan kita bahas secara lengkap. Setidaknya ada 3 cara yang bisa kamu pilih untuk mengubah dokumen-dokumen lamaran kerjamu.
1. Menggunakan mesin scanner
Hardware atau alat scanner ini merupakan sebuah mesin yang dibuat secara khusus untuk menyalin dokumen fisik menjadi dokumen digital. Alat ini bisa kamu beli sendiri, atau jika tidak ingin membeli kamu bisa memanfaatkan jasa scan dokumen yang biasa disediakan di tempat Fotokopi, pengetikan, percetakan dokumen atau toko atk terdekat.
Jika tidak ada kamu bisa pakai cara ke 2 dibawah ini.
2. Menggunakan aplikasi scanner di hp
Saat ini sudah semakin canggih, untuk scan dokumen kita tidak perlu lagi mesin scanner cukup dengan smartphone dan aplikasi scanner kita sudah bisa mengubah file fisik jadi file digital.
Kamu bisa mendownload aplikasi-aplikasi scanner yang ada di Playstore atau AppStore secara gratis seperti CamScanner.
Cara kerja aplikasi ini sama dengan memotret biasa, namun ada fitur-fitur khusus seperti meluruskan dokumen atau memperjelas teks agar hasil scan sempurna.
Karena prinsipnya sama dengan memotret, kamu cukup arahkan kamera smartphone ke dokumen yang ingin kamu scan lalu tekan tombol scan/foto. Pastikan kamu memotret di tempat yang terang seperti teras rumah atau pinggi jendela agar hasilnya gambar lebih bagus dan jelas.
Cara Mengubah Lamaran Kerja Word Jadi PDF Secara Offline maupun Online
Baik, sejauh ini kamu pasti sudah menyiapkan berkas-berkas lamaran kerja baik yang berbentuk Word, maupun file-file digital hasil Scan. Sekarang saatnya mengubah file-file tersebut menjadi 1 buah file PDF yang lengkap.
Disini terdapat 2 cara untuk mengubah Word Jadi PDF Tapi sebelum itu PASTIKAN kamu sudah memasukkan semua berkas-berkas yang dibutuhkan kedalam satu file Word agar nanti dapat diubah ke 1 buah file PDF.
1. Cara mengubah Word ke PDF offline atau tanpa aplikasi tambahan
Cara ini dapat dilakukan pada microsoft Word 2010 keatas, sebab di versi tersebut sudah terdapat fitur export ke PDF/XPS document dan Save As ke file PDF.
Caranya :
- Tekan tombol F12 atau klik File > Save As.
- Pilih tempat penyimpanan yang baru.
- Pada menu dropdown Save As type: pilih *.PDF
- Pada checkbox Optimize for: pilih Minimum size (publishing online).
- Klik Save.
Agar lebih jelas bisa lihat gambar dibawah ini.
Jika fitur itu tidak dapat kamu temukan, kamu tidak perlu khawatir. Karena masih ada opsi kedua yaitu mengubah word ke pdf secara online.
2. Cara mengubah Word ke PDF Online
Jika cara pertama gagal, mari kita pakai cara kedua yaitu mengubah word ke pdf secara online. Ada banyak situs yang menyediakan layanan convert word to pdf, salah satunya adalah smallpdf.com.
Cara mengubah word ke pdf dengan smallpdf.
- Buka browsermu dan klik https://smallpdf.com/id/word-ke-pdf
- Kemudian drag and drop file Word yang sudah diisi berkas-berkas lamaran kerja secara lengkap pada area yang sudah disediakan (kotak warna biru). Jika kesulitan drag & drop, kamu bisa klik Pilh File lalu cari file wordmu.
- Tunggu beberapa saat hingga proses konversi selesai.
- Terakhir setelah halaman preview muncul, klik tombol Unduh yang berada disisi kanan.
Cara Mengecilkan Ukuran PDF Lamaran Kerja Agar Ukurannya Lebih Kecil
Jika hasil konversi Word ke PDF kamu melebihi dari yang direkomendasikan yakni 2 MB, sebaiknya kamu coba untuk memperkecil ukuran file pdfnya menjadi lebih kecil. Kita bisa memanfaatkan smallpdf.com untuk mengecilkan ukuran pdf, karena disana ada fitur untuk memperkecil ukuran file PDF, agar ukuran file pdf lamaran kerjamu jadi lebih kecil.
Cara memperkecil ukuran pdf agar ukurannya lebih kecil.
- Buka browsermu lalu klik https://smallpdf.com/id/mengompres-pdf
- Kamu drag & drop file PDFmu di area yang disediakan (kotak warna merah) atau jika tidak bisa, kamu bisa klik PILIH FILE, lalu cari file PDFmu.
- Tunggu beberapa saat hingga proses upload selesai.
- Pilih Kompresi dasar karena yang pro harus bayar, kita pakai yang gratis saja.
- Klik tombol Opsi lain. dan tunggu beberapa saat hingga tampilan preview file kita muncul.
- Terakhir klik Unduh. Yang ada di sebelah kanan.
Dan ukuran pdfmu sudah diperkecil. Mudahkan?
Sekarang kita lanjutkan untuk cara mengirim lamaran kerja lewat email.
Cara melamar kerja lewat email
Semua berkas telah siap, sekarang kita akan mengirimkan lamaran kerja lewat email. Disini kita akan mencontohkan 2 cara mengirimkan lamaran kerja lewat email dari laptop/komputer dan smartphone atau hp dengan Gmail.com
1. Cara mengirim lamaran kerja lewat email di laptop
Untuk mengirim lamaran kerja melalui email di laptop yang kamu butuhkan adalah koneksi internet dan browser (mozila atau chrome). Jika sudah ada kamu bisa buka gmail.com, kemudian login ke alamat email yang kamu miliki.
Lalu cari tombol Compose seperti gambar dibawah ini. Lalu klik.
Setelah meng-klik tombol Compose akan muncul sebuah popup window untuk menulis sebuah email. Seperti yang sudah kita bahas diatas, kita kan mengisinya sesuai dengan etika dan tips mengirim lamaran lewat email. Yang kurang lebih seperti ini.
Kemudian gunakan tombol “clip” atau “attachment” untuk melampirkan file lamaran kerja yang sudah kamu buat sebelumnya.
Tunggu beberapa saat hingga file PDF kamu sudah 100% terupload. Jika sudah terupload kamu akan melihatnya dipaling bawah.
Jika sudah, klik Send/Kirim.
Bagaimana jika saya hanya punya HP? Tentang dibawah ini adalah cara mengirim lamaran kerja lewat email HP.
Cara Melamar Kerja Lewat Email HP
Tidak punya laptop atau warnet jauh, kita masih bisa mengirim lamaran kerja lewat email di HP android kita. Caranya kamu buka email Gmail kamu.
Lalu cari tombol Compose, Lalu tab.
Kemudian akan muncul halaman untuk menulis email, tinggal kita isi sesuai dengan etika dan tips lamaran kerja via email diatas, yang kurang lebih seperti berikut.
Untuk melampirkan berkas lamaran kerja, klik tombol clip yang ada dipojok kanan atas, lalu pilih Attach File. Kemudian cari file PDF yang ingin kita upload lalu tunggu hingga proses upload selesai.
Setelah proses upload selesai, kita bisa scroll kebawah untuk melihat apakah file lamaran kerja kita sudah terupload atau belum.
Jika sudah kita bisa klik tombol kirim (ikon pesawat kertas dipojok kanan atas) untuk mengirim lamaran kerja kita.
Setelah itu kita tinggal menunggu balasan dari HRD tempat kita melamar kerja dan berdoa semoga diterima bekerja disana.
