Di dalam hidup kita selalu memiliki tanggungan pekerjaan yang tak ada habisnya. Tak jarang pula diri ini mengalami stres yang tak berkesudahan dan berujung pada menurunnya kemampuan kita dalam bekerja. Namun ternyata, fenomena ini dapat kita hindari dengan cara manajemen waktu yang baik.
Stres seringkali dipicu oleh banyaknya hal yang perlu diselesaikan sedangkan waktu yang dialokasikan cenderung sangat singkat. Lantas, apa yang perlu kita lakukan jika mengalami peristiwa demikian? Salah satu solusinya adalah dengan melatih kemampuan diri dalam mengatur waktu.
Teknik dan Cara Manajemen Waktu
Kemampuan manajemen waktu yang baik merupakan salah satu keterampilan setiap orang yang sangat berguna dalam siklus hidup manusia. Melalui pengaturan waktu yang tepat akan berdampak pada produktivitas harian individu dan mampu menyelesaikan segala jenis tugas dengan optimal.
Pernahkah kamu berpikir tentang bagaimana bisa orang lain menyelesaikan banyak hal dalam waktu yang singkat? Jika kamu mempunyai rekan kuliah atau kerja serumpun, mengapa dia mampu menyelesaikan tugas dengan lebih cepat sementara porsi waktu kamu dan dia adalah sama?
Salah satu jawaban sederhananya bisa kita ketahui dari bagaimana cara mereka mengelola waktu. Tujuan dasar dari perlunya manajemen waktu adalah agar kita mampu meraih banyak hal dalam waktu yang lebih singkat.
Meski bukan termasuk faktor yang mutlak, namun cara kamu mengelola waktu dapat menentukan tingkat keberhasilan dalam menyelesaikan sesuatu baik itu pendidikan, karier, keseimbangan hidup, dan lain sebagainya. Berikut adalah beberapa cara dalam mengelola waktu dengan baik:
1. Identifikasikan Tujuan dan Hambatan
Sejauh ini sudah banyak strategi manajemen waktu yang telah diterapkan oleh masyarakat umum. Meski begitu, setiap individu dikaruniai kemampuan serta kapasitas yang tidak sama sehingga belum tentu orang tersebut mampu menggunakan teknik manajemen waktu tertentu.
Oleh karena itu, kita perlu mengenal kemampuan diri terlebih dahulu dan tentukan tujuan apa yang ingin kamu gapai. Setelah mengenali diri dan menetapkan tujuan yang ingin diraih, langkah selanjutnya adalah mencari tahu hambatan apa saja yang sering kamu hadapi.
Coba tinjau dan tanyakan pada diri sendiri, mengapa sampai sekarang kamu belum berhasil menggapai tujuan tersebut? Apakah kamu sulit mendapatkan fokus? Apakah kamu suka menunda pekerjaan? Ataukah kamu mudah lupa kalau sedang punya PR?
Setelah menemukan tujuan serta hambatan tersebut, kamu bisa lebih fokus dalam memperbaiki kekurangan tersebut agar tujuanmu dapat terealisasikan dengan cepat dan lancar.
2. Pahami Urgensi Pekerjaanmu
Ketika kita mampu mengenali diri dan tujuan yang ingin diraih, kita juga mampu melihat dengan jelas terkait pekerjaan mana yang harus diutamakan dan pekerjaan mana yang bisa diselesaikan belakangan. Sebagai manusia biasa, kita memang tak bisa mengerjakan semuanya dalam satu waktu.
Untuk itu, kenali urgensi pekerjaanmu dan susun skala prioritasnya dengan teknik atau cara manajemen waktu Eisenhower Decision Matrix yang digagas oleh Dwight Eisenhower.
Inti dari teknik ini adalah kita perlu memetakan hal-hal yang perlu dilakukan ke dalam empat kategori prioritas (penting, tak penting, mendesak, tak mendesak) yang terbagi dalam empat kuadran.
A. Kuadran 1 (Penting dan Mendesak)
Kuadran ini hanya bisa diisi oleh kegiatan yang sangat penting dan perlu kamu selesaikan dengan segera contohnya menyelesaikan deadline, membalas email penting, mempersiapkan presentasi besok, dan lain-lain.
Pada kuadran ini, usahakan untuk tidak mengisi pekerjaan secara berlebihan karena akan membuat kamu kewalahan dan berujung tidak produktif.
Dilansir dalam Satu Persen, menurut pendapat Beverly Flaxington (pakar psikologi) mengatakan bahwa kita diminta untuk menetapkan 3 prioritas pekerjaan untuk satu hari tersebut, tidak perlu banyak-banyak.
Jika konsentrasi kamu terpecah ke perkara yang lain, maka kembalilah ke 3 prioritas tersebut. Penetapan ketiga prioritas tersebut dapat membantu kamu menyelesaikan seluruh pekerjaan di hari tersebut dengan fokus.
B. Kuadran 2 (Penting dan Tidak Mendesak)
Untuk kategori ini dapat kamu isi dengan kegiatan penting namun masih bisa kamu jadwalkan ke waktu yang lain karena sifatnya tidak mendesak. Meski begitu, kamu perlu mengatur target penyelesaian agar tidak numpuk belakangan.
Contoh kegiatan untuk kuadran 2 ini adalah membuat daftar rencana mingguan, quality time bersama keluarga, kegiatan pengembangan diri, membaca buku, olahraga, dan masih banyak lagi.
C. Kuadran 3 (Mendesak dan Tak Penting)
Kategori ini berisikan kegiatan yang tidak terlalu penting namun sangat mendesak. Contohnya adalah melakukan panggilan, mengirimkan email, membuat janji temu, dan lain sebagainya.
Jika semisal kamu tak sempat dan tugas tersebut bisa diwakilkan, kamu bisa mendelegasikan tugas tersebut kepada kerabat yang berkenan. Jika sebaliknya, kamu dapat mengerjakan seluruh kegiatan tersebut asalkan tidak mengganggu pekerjaan di kuadran 1.
Bahkan kamu juga boleh tidak mengerjakan pekerjaan tersebut sama sekali. Karena meskipun mendesak, tugas sejatinya memang bersifat tidak terlalu penting.
D. Kuadran 4 (Tidak Penting dan Tidak Mendesak)
Kategori ini sebenarnya bisa kita tinggalkan karena sifatnya yang sama sekali tidak penting, misalnya scrolling hp tiada henti, bergosip, nongkrong, dan lain sebagainya. Namun, seringnya kita justru malah terlena dengan aktivitas-aktivitas tersebut.
3. Tetapkan Deadline
Alasan mengapa pekerjaan kamu kunjung selesai salah satunya adalah tidak adanya batasan waktu yang bisa ditetapkan.
Maka dari itu, penentuan deadline atau tenggat waktu sangat diperlukan agar kita lebih terdorong untuk bisa menyelesaikan tugas tersebut dalam kurun waktu tertentu.
Jika kamu disiplin, maka pekerjaan akan bisa terselesaikan sebelum atau tepat dengan tenggat waktu yang kamu tetapkan. Cara ini juga dapat melatih kita untuk lebih disiplin dan bertanggung jawab dengan amanah pekerjaan yang dipercayakan pada diri kita.
Kemampuan mengelola waktu memang perlu beberapa waktu. Namun, dengan mengetahui beberapa cara manajemen waktu di atas setidaknya kamu bisa memulai melatih keterampilan time management mulai dari sekarang.
